La plantilla de registro horario en Excel: cuándo sirve y cuándo te deja vendido
Aquí no hay archivo que descargar, y es a propósito. Hay algo más útil: qué tiene que tener esa plantilla si la usas, los tres sitios exactos donde falla, y una forma de comprobar en diez preguntas si la tuya aguantaría que alguien la discutiera.
«Plantilla registro horario Excel gratis» es una de las búsquedas más repetidas de toda esta materia. Quien la teclea no quiere leer sobre leyes: quiere descargar un archivo, mandárselo a su gente y dar el asunto por resuelto antes de comer.
Este artículo no trae el archivo, y conviene decir por qué desde la primera línea: vendemos un software de fichaje, y regalar un Excel para luego contarte que el Excel es un problema nos parecía una forma retorcida de conseguir tu correo. Preferimos lo otro: contarte sin trampas lo que ese archivo puede hacer por ti y lo que no puede hacer nadie con ese formato — y que decidas con el mapa entero delante.
Porque la respuesta honesta no es «el Excel es ilegal» —no lo es— ni «con el Excel vas sobrado» —tampoco—. Es más interesante: el Excel cumple la obligación los días que nadie la mira, y falla justo el día para el que la obligación existe.
El marco general —quién está obligado, qué se registra, cuánto se conserva— está en la guía del registro horario obligatorio en España. Esto de aquí es el trozo del formato.
La respuesta corta: hoy es legal
Que no te lo vendan al revés, ni siquiera quienes vendemos software.
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Y sobre cómo montarlo, el mismo artículo remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con la representación de la plantilla. Ni una palabra sobre la tecnología. El Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo esta obligación, tampoco la impuso: papel, hoja de cálculo y software son, formalmente, igual de admisibles.
Lo que sí está escrito es la otra mitad, y aquí empieza lo serio: la empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Y hay una tercera exigencia que no está en el Estatuto pero manda igual: el sistema —sea el que sea— tiene que ser objetivo, fiable y accesible, los tres a la vez. Es el estándar que fijó el Tribunal de Justicia de la UE en el caso Deutsche Bank.
Un apunte de cronología, porque casi todo el mercado lo cuenta al revés: esa sentencia no creó la obligación española. El Real Decreto-ley es de marzo de 2019 y el registro entró en vigor el 12 de mayo; la sentencia europea se dictó el 14, dos días después. Lo que empujó la reforma ya estaba en casa —una sentencia de la Audiencia Nacional de 2015, un Supremo de 2017 que pedía expresamente al legislador aclarar el asunto, y las conclusiones del Abogado General en el caso europeo que aún esperaba sentencia; el propio preámbulo de la norma los cita—. La sentencia llegó a respaldar lo ya aprobado, y de paso dejó los tres adjetivos.
Guarda esos tres adjetivos, porque el resto del artículo es comprobar cuáles de ellos puede pronunciar un Excel sin sonrojarse.
Si lo usas, que sea uno bien hecho
La mayoría de las plantillas que circulan por internet no fallan por ser Excel: fallan por ser malas. Calculan el total semanal y se olvidan del horario concreto, que es literalmente lo único que el artículo 34.9 menciona por su nombre.
Conviene separar dos cosas que casi nadie separa: lo que la ley exige y lo que la prudencia aconseja. No es lo mismo, y confundirlas es lo que hace que las plantillas de internet no sirvan.
Lo que exige el artículo 34.9:
| Columna | Por qué |
|---|---|
| Persona y fecha | Una fila por persona y día. El registro es diario, no semanal |
| Hora de entrada real | La hora concreta. «8 horas» no es un registro: es un total |
| Hora de salida real | Ídem. Y la de verdad, no la del cuadrante |
Eso es el mínimo legal, y es corto. Ahora, lo que la letra del artículo no exige pero necesitarás el día que alguien lo mire:
| Columna | Por qué |
|---|---|
| Pausas que no computan | Si el bocadillo no cuenta como trabajo, sin esta columna el total diario es falso — aquí el detalle |
| Total diario calculado | Que las horas de más se vean, no que las absorba el redondeo |
| Quién apuntó y cuándo | La fila que se rellenó el viernes debería poder decirlo |
Las tres segundas no son un capricho: son lo que hace falta para que el total diario sea verdad y para que el registro pueda contar quién lo escribió — justo lo que decide si refleja la realidad o el cuadrante. Pero llámalas por su nombre: buena práctica, no obligación.
Y dos deberes que no son columnas y mandan igual: conservarlo cuatro años —hoy, agosto de 2026, eso llega hasta agosto de 2022— y poder enseñarlo: a cada persona el suyo, a la representación legal el de todos, y a la Inspección cuando lo requiera.
Si vas a llevarlo en Excel, llévalo así. Pero móntate la mejor plantilla del mundo y los tres problemas del siguiente apartado seguirán ahí, porque no son problemas de columnas. Son problemas de formato.
Los tres sitios donde te deja vendido
1. La veracidad se muere el viernes
El ciclo de vida real de casi todas las plantillas es este: se estrena con disciplina, a la segunda semana se apunta «luego lo paso», y al mes se rellena el viernes por la tarde, de memoria, la semana entera de todo el equipo.
El resultado se reconoce a simple vista: todas las entradas a las 09:00 clavadas, todas las salidas a las 17:00, fila tras fila, persona tras persona. Eso no es un registro de jornada. Es el horario teórico pasado a limpio, y no registra lo que pasó: transcribe lo que tocaba. El día que la realidad y el cuadrante se separaron —la tarde que alguien se quedó dos horas más, la mañana que otro entró a las diez— el papel dice lo que tocaba, no lo que fue.
En teletrabajo esto tiene además nombre propio: la Ley de trabajo a distancia exige que el registro refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, incluyendo el momento de inicio y finalización de la jornada. «Fielmente» y «de memoria, cinco días después» son difíciles de pronunciar en la misma frase.
2. No puede probar que dice la verdad
Este es el fallo estructural, y no tiene arreglo dentro del formato: una celda de Excel se edita sin dejar rastro. La plantilla puede contener la verdad exacta, hora por hora, y aun así no probar nada — porque nada distingue el archivo honesto del retocado ayer por la noche. Lo contamos a fondo en qué significa que un registro sea «inalterable»: no es que el Excel esté prohibido, es que no hay forma de demostrar que no se ha tocado.
¿Y cuándo importa eso? No un día cualquiera: el día que alguien reclama. Una persona que sale de la empresa y reclama las horas extra del último año, por ejemplo — el caso está desarrollado en el registro no es para el inspector, es para el juicio.
Aquí hay que ser preciso, porque en esto se exagera en las dos direcciones y el Supremo acaba de poner orden. La STS 372/2026, de 15 de abril, dice algo que casi nadie cuenta entero: no hay una regla única. Depende de cómo sea tu horario.
Si el horario es fijo, predeterminado y conocido por ambas partes, la falta de registro no invierte automáticamente la carga de la prueba: el trabajador tiene que aportar, como mínimo, indicios de que ese horario no se cumplía. El «sin registro, pierdes seguro» no funciona así.
Si el patrón de trabajo es total o parcialmente imprevisible —llamamientos, cuadrantes que cambian cada semana—, la regla se invierte: lo que hay que probar ya no son los excesos, sino la jornada entera, y esa carga es de la empresa. Si no lleva registro ni aporta otra prueba suficiente, se dará por cierta la jornada que alegue el trabajador — con las cautelas que la propia sentencia detalla: alegada a tiempo, concretada con precisión y sin cuentas imposibles.
Léelo otra vez pensando en tu plantilla. Si llevas hostelería, comercio, obra o turnos rotativos —donde el horario real casi nunca es el del cuadrante—, lo tuyo se parece mucho más al segundo supuesto, que es exactamente donde la ausencia de un registro creíble se paga cara.
Y si estás en el primero, tampoco cantes victoria, porque la sentencia tiene un segundo filo, y es el que debería quitarle el sueño a quien confía en su Excel: un registro con irregularidades «de gran magnitud» equivale a su ausencia, porque le falta el requisito de fiabilidad. El Excel de las 09:00 clavadas no es un registro imperfecto que algo aporta: llegado el momento puede valer lo mismo que una silla vacía — con un agravante que la silla vacía no tiene, que es la apariencia de haberlo fabricado.
El reverso es igual de citable, y es la mejor noticia de toda la sentencia: cuando el registro sí cumple los tres requisitos, sus datos cuentan con la presunción procesal de ser ciertos — quien afirme que no reflejan la realidad, carga con probarlo. El premio por llevar el registro bien no es solo evitar la multa: es entrar al pleito con un registro que se cree por defecto.
3. Un archivo no es un sistema
El tercer fallo es el más doméstico y el que antes se nota. El Excel vive en el portátil de una persona. Esa persona tiene vacaciones, bajas y último día en la empresa. El archivo tiene versiones —registro_v3_FINAL_bueno.xlsx—, carpetas que se reorganizan y portátiles que se mueren.
Ahora ponle fechas a la obligación: cuatro años de conservación. ¿Puedes abrir hoy, sin pedírselo a nadie, el registro de un mes cualquiera de hace dos años? ¿Puede cada persona de la plantilla consultar el suyo, que también es exigible? Si te llamaran mañana de la Inspección, ¿cuánto tardarías en entregarlo — una hora, una tarde, una semana de arqueología en el correo?
Con la palabra «accesible» pasa igual que con «fiable»: no falla la plantilla, falla el formato. Un archivo suelto no tiene quién lo custodie, y cuatro años son más largos que la vida media de un portátil.
Lo que te juegas, en cifras de hoy
No llevar registro es una infracción grave. La tipifica el artículo 7.5 de la LISOS, que sanciona transgredir las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo — y el «registro de jornada» está ahí por su nombre desde 2019, porque lo puso la misma norma que trajo la obligación.
Y las cuantías vigentes son más bajas que las que circulan por ahí: multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo.
¿Y las cifras de cinco dígitos que repite medio sector? Son dos confusiones sumadas. La horquilla de hasta 10.000 euros existe en la misma ley, pero para una lista tasada de infracciones en la que el registro de jornada no está. Y el plan de llevarla al registro —multiplicada, además, por cada trabajador afectado— iba en el anteproyecto de ley de reducción de jornada cuya tramitación el Congreso rechazó en septiembre de 2025: cayó entero. Conviene añadir lo que casi nadie dice: el reglamento que ahora se tramita no podría resucitar esas cifras aunque quisiera, porque las sanciones se fijan por norma con rango de ley y un real decreto no lo tiene. Si alguien te vende urgencia con el 10.000, te está vendiendo una ley que no existe.
La multa, además, es lo de menos: el coste grande es el pleito de horas extra que se discute sin prueba, y ese no tiene horquilla en ninguna tabla.
Y la comparación relevante no es «Excel contra software»: es Excel contra nada. Si hoy no tienes ningún registro, la plantilla de arriba te saca de la infracción esta misma semana, y eso ya justifica montarla mañana. Solo recuerda de qué te saca y de qué no: te saca del «no tengo registro». No te mete en el «puedo probarlo».
La prueba: pásale las diez preguntas
Publicamos una auditoría en forma de test — ¿tu registro aguantaría una Inspección? Diez preguntas para saberlo. Vale para cualquier sistema, y con un Excel el resultado es curiosamente predecible.
Las cuatro primeras preguntas —las de veracidad— un Excel puede aprobarlas, si existe la disciplina de apuntar en el momento. Es cuesta arriba, pero no es imposible, y equipos pequeños con rutinas serias lo consiguen.
Las tres siguientes —¿puede alguien editar sin dejar rastro?, ¿sabrías quién cambió qué?, ¿puedes demostrar que no se ha tocado?— las suspende por definición. No por descuido tuyo: por formato. No hay versión de la plantilla, por buena que sea, que responda «no» a la pregunta cinco.
Y las tres últimas —las de entrega— dependen de dónde viva el archivo y de quién se acuerde de él, que es una forma elegante de decir que penden de un hilo.
Hazlo con tu archivo real delante, no con la idea que tienes de él. Son diez minutos, y el imprimible para responderlo a boli está aquí debajo.
El reglamento que viene, en condicional
Queda la pregunta del calendario: ¿hasta cuándo? El Real Decreto que el Gobierno tramita apunta a un registro digital, lo que dejaría fuera papel y hoja de cálculo. Pero es un borrador, y su recorrido está siendo accidentado: el Consejo de Estado emitió dictamen desfavorable en marzo de 2026, y la tramitación quedó en retomarse en septiembre.
Así que, a día de hoy: no está en el BOE, no obliga a nadie y su contenido definitivo puede cambiar. Lo seguimos hito a hito en la página viva del nuevo Real Decreto, que es donde estará la fecha cuando la haya.
La lectura sensata no es «compra software ya porque viene el lobo». Es esta otra: los tres fallos del Excel que has leído arriba existen hoy, con la norma vigente, sin esperar a ningún reglamento. Si el Excel te deja vendido, no es por lo que venga: es por lo que ya hay.
Lo que hay que llevarse
El Excel no es ilegal. Es frágil, que es distinto y casi peor, porque la fragilidad no se nota hasta el día del examen.
Cumple mientras nadie lo discute — y el registro de jornada existe, precisamente, para el día en que alguien lo discute. Ese día la pregunta no va a ser si tenías un archivo, sino si lo que hay en él se puede creer. Y esa pregunta se decide hoy, cada tarde que alguien apunta la hora real — o deja que el viernes la rellene de memoria.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una plantilla de registro horario?
Como mínimo legal, una fila por persona y día con la hora concreta de entrada y de salida reales — no el total de horas ni el horario teórico. A eso conviene añadir, aunque la letra del artículo 34.9 no lo exija, las pausas que no computan como trabajo, el total diario y constancia de quién apuntó cada dato: es lo que permite comprobar que el registro refleja la realidad. Además, hay que conservarlo cuatro años y poder entregarlo a la plantilla, a sus representantes y a la Inspección.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
Es una infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multas de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. La horquilla de hasta 10.000 euros que se cita a menudo existe en la LISOS, pero para otra lista de infracciones en la que el registro de jornada no está; el plan de aplicarla al registro, por cada trabajador, cayó con el anteproyecto que el Congreso rechazó tramitar en septiembre de 2025 — y un real decreto no puede subir sanciones, porque exigen norma con rango de ley.
¿Cuándo será obligatorio el registro horario digital?
No hay fecha. El proyecto de Real Decreto que exigiría un registro digital sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE, así que hoy no obliga a nadie. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y está previsto retomar la tramitación en septiembre. Mientras tanto rige el artículo 34.9 del Estatuto, que no impone ninguna tecnología concreta.
En iKontrolo cada fichaje se apunta en el momento y queda sellado y encadenado: se puede corregir, pero nunca en silencio — quién, qué y cuándo quedan escritos, y cualquier alteración posterior es detectable. El informe para la Inspección y el resumen de cada persona salen de ese mismo dato, no de una transcripción. Si tu Excel acaba de suspender las preguntas cinco, seis y siete, esto es exactamente lo que arregla. Míralo funcionando.
Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico. La validez de un registro concreto depende de las circunstancias de cada caso. Ante una duda específica, consulta con tu asesoría laboral.
