1. Partes y objeto
Estas condiciones regulan la contratación y el uso del servicio iKontrolo Fichajes (en adelante, el «Servicio»), prestado por Daniel Garrido Reyes, NIF ES52426575F (en adelante, el «Prestador»), a favor de la empresa, entidad o empresario individual que lo contrata (en adelante, el «Cliente»). El Servicio consiste en una aplicación de control horario y registro de jornada laboral en modalidad de software como servicio (SaaS).
2. Registro, cuenta y datos fiscales
Para usar el Servicio, el Cliente debe crear una cuenta facilitando datos veraces y actualizados. El Cliente es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de la actividad que se realice bajo su cuenta.
El Servicio se dirige a quien lo contrata en el marco de su actividad empresarial o profesional (B2B). Puede contratarlo tanto una persona jurídica (sociedad, cooperativa, asociación u otra entidad) como una persona física que actúa como empresario individual o autónomo —es el caso, entre otros, del autónomo con personal a su cargo, que como empleador está sujeto a la misma obligación de registro de jornada que cualquier empresa (apartado 8)—. En ambos casos el trato es el mismo: el Cliente lo es en su condición de empresario o profesional a todos los efectos de este contrato y de la facturación, y la factura se emite a su nombre o razón social y a su NIF como operación entre empresarios, con el IVA que corresponda.
El Servicio no se dirige a consumidores. Al contratar, el Cliente declara que lo hace con un propósito relacionado con su actividad empresarial o profesional y no como consumidor; en consecuencia, no resulta de aplicación el derecho de desistimiento de 14 días previsto para los contratos con consumidores.
Datos fiscales. El Cliente facilitará su denominación o razón social, su domicilio y su número de identificación fiscal, y los mantendrá actualizados. El Cliente establecido en otro Estado miembro de la Unión Europea deberá facilitar un número de identificación a efectos del IVA válido e inscrito en el sistema de intercambio de información VIES; mientras no lo facilite, o si el número comunicado no resulta válido en el momento de emitir cada factura, el Prestador repercutirá el IVA español. El Cliente establecido fuera de la Unión Europea facilitará el número de identificación empresarial que le haya asignado su país y la información razonable que el Prestador le solicite para acreditar su condición de empresario o profesional.
Establecimiento destinatario. El Cliente declara que el Servicio se presta a la sede o establecimiento identificado en el alta, que es el que lo contrata, lo utiliza y lo paga. Si el Servicio se destina, total o parcialmente, a un establecimiento permanente del Cliente situado en España, el Cliente lo comunicará y se repercutirá el IVA español con independencia del número de identificación facilitado. El Cliente comunicará cualquier cambio de estas circunstancias antes de la emisión de la siguiente factura, responde de la veracidad de los datos declarados y asume las consecuencias tributarias de su inexactitud.
3. Periodo de prueba y fin de la prueba sin contratación
El Prestador puede ofrecer un periodo de prueba gratuito, con acceso a las funcionalidades del plan que se indique en cada momento. Su disponibilidad, duración y condiciones tienen carácter comercial y pueden variar o suprimirse; las vigentes se indican en el sitio web o en el alta. Con carácter general la prueba no requiere introducir una tarjeta de pago; no obstante, cuando no haya podido verificarse la identidad o la legitimidad de la cuenta, o se aprecien indicios de uso abusivo o fraudulento, el Prestador se reserva el derecho de exigir un medio de pago para activar o mantener la prueba. Finalizada la prueba sin contratar un plan, el acceso de administración queda suspendido hasta la contratación.
Para no interrumpir de golpe una obligación legal del Cliente (apartado 8), al expirar la prueba sin contratación se abre un periodo de gracia de treinta días durante el cual los trabajadores pueden seguir registrando su jornada con las funciones mínimas (entrada, salida y pausas) y el Cliente puede descargar sus datos. Durante ese periodo el resto de funciones del Servicio quedan desactivadas hasta la contratación. Los días del periodo de gracia posterior a una prueba no se facturan en ningún caso.
Agotado el periodo de gracia, se abre una ventana adicional de solo descarga de los datos de registro, de quince días. Transcurrida también esa ventana sin contratar un plan, el Prestador podrá eliminar los datos de la cuenta de prueba, previo aviso. La obligación de conservar los registros de jornada durante cuatro años recae sobre el Cliente como empleador (apartado 8); el Prestador se limita a mantener el registro mínimo durante la gracia y a poner los datos a su disposición para su descarga antes de eliminarlos.
4. Planes, precios e impuestos
Los planes y precios vigentes se publican en el sitio web. Los precios se expresan en euros y sin impuestos; se aplicará el IVA y demás tributos que correspondan según la normativa vigente y los datos fiscales del Cliente (apartado 2). El Cliente puede elegir facturación mensual o anual; la modalidad anual aplica el descuento indicado en cada momento.
A efectos de estas condiciones, la tarifa diaria de un plan es el resultado de dividir el precio del periodo contratado entre el número de días de ese periodo. A efectos de los días de gracia del apartado 8, la tarifa diaria de referencia es el precio mensual del plan dividido entre treinta, con independencia del ciclo de facturación que el Cliente tuviera contratado.
4.1. Cambio a un plan superior. El cambio a un plan superior no resuelve ni modifica la suscripción en vigor, que se mantiene hasta su fecha de renovación. Constituye una ampliación del servicio contratado por el periodo restante, cuyo precio es la diferencia entre las tarifas de ambos planes prorrateada por los días pendientes. Ese importe se factura y se cobra en el momento del cambio, y la fecha de renovación no varía.
4.2. Cambio a un plan inferior. El cambio a un plan inferior surte efecto en la renovación siguiente. Hasta esa fecha el Cliente conserva el plan que contrató, y no se practica devolución ni abono por el periodo ya pagado.
4.3. Cambio de ciclo de facturación. El cambio de ciclo de facturación surte efecto en la renovación siguiente. Hasta esa fecha el Cliente conserva el periodo que ya tiene contratado y pagado, que no se interrumpe ni se prorratea, y no se practica cobro ni abono alguno en el momento de solicitar el cambio. Al vencer ese periodo se inicia el primero del nuevo ciclo, que se factura y se cobra íntegramente conforme al apartado 5.
5. Pago y facturación
La suscripción se contrata y se renueva mediante el cobro, por anticipado y en su integridad, del precio del periodo con el medio de pago registrado; el cobro determina la fecha de la operación y da lugar a la factura por el periodo completo. Si el cobro de una renovación falla, el Prestador lo reintenta durante quince días, durante los cuales el Servicio se mantiene; si el cobro se obtiene en ese plazo, la renovación se perfecciona en la fecha del cobro con efectos desde la fecha de renovación original y se factura entonces el periodo completo. Si el cobro no se obtiene en ese plazo, la renovación no se perfecciona, el precio no es exigible, la suscripción se cancela y pasa al periodo de gracia del apartado 8; la regularización dentro de la gracia se factura conforme a dicho apartado, como nuevo periodo que se inicia en la fecha de la regularización. Los importes previstos en los apartados 4.1, 4.3 y 8 son exigibles en el momento que cada uno de ellos indica.
El pago se realiza por medios electrónicos a través del proveedor de pagos Stripe Payments Europe, Ltd., que procesa los datos de pago con sus propias medidas de seguridad. El Prestador no almacena los datos completos de la tarjeta. La suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales salvo cancelación.
Las facturas se emiten por vía electrónica y se ponen a disposición del Cliente en su panel; al aceptar estas condiciones el Cliente consiente expresamente la recepción de facturas por ese medio.
Impago, devoluciones y disputas. Si un cargo resulta rechazado, devuelto o disputado, la suscripción pasa al periodo de gracia del apartado 8 desde la fecha del rechazo, la devolución o la disputa. La devolución o disputa de un cargo ya cobrado por un periodo de servicio prestado no extingue la deuda. El Cliente asume los gastos que el proveedor de pagos repercuta al Prestador por la devolución del recibo o por la disputa del cargo, por su importe efectivo y acreditado; tienen carácter indemnizatorio, no forman parte de la base imponible del IVA y se documentan en una nota de cargo separada de la factura. Transcurrido el periodo de gracia sin regularizar, el Prestador podrá reclamar los importes devueltos o disputados correspondientes a periodos ya prestados, junto con el interés de demora y la indemnización por costes de cobro previstos en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre. El Prestador podrá oponerse a las disputas de cargos aportando al proveedor de pagos la aceptación registrada de estas condiciones, las facturas y el registro de uso del Servicio.
6. Programa de recomendación
6.1. En qué consiste. Los clientes de iKontrolo pueden recomendar el Servicio a otras empresas mediante un código personal de recomendación. Si la empresa recomendada contrata una suscripción de pago introduciendo ese código, la empresa recomendada obtiene el descuento de bienvenida del apartado 6.2 y el cliente recomendador accede a los tramos de descuento del apartado 6.3, en los términos de este apartado.
6.2. Descuento de bienvenida para la empresa recomendada. La empresa recomendada obtiene un descuento por una sola vez sobre su primera factura, equivalente a media mensualidad de su plan si contrata facturación mensual, o a una mensualidad completa de su plan si contrata facturación anual. El código debe introducirse durante el registro o durante el periodo de prueba; una vez contratada la suscripción, no puede aplicarse con carácter retroactivo.
6.3. Tramos de descuento para el cliente recomendador.El cliente recomendador accede a un tramo de descuento sobre la base imponible de su propia cuota —entendida como el precio de los periodos de suscripción y de las ampliaciones y cambios de ciclo de los apartados 4.1 y 4.3, y con exclusión de los importes por días de gracia del apartado 8— en función del número de empresas recomendadas computables conforme a los apartados 6.5 y 6.6: 10 % a partir de una, 20 % a partir de dos, 30 % a partir de tres, 40 % a partir de cuatro y 50 % a partir de cinco. El descuento se aplica exclusivamente como reducción de la base imponible de las facturas del cliente recomendador; no es canjeable por dinero, no es transferible, no genera saldo ni crédito alguno fuera de dichas facturas, no se traslada a facturas posteriores y se extingue con la baja del cliente recomendador.
6.4. Límite.El tramo máximo es del 50 %, con independencia del número de empresas recomendadas. Las empresas computables por encima de cinco no dan acceso a tramo adicional ni producen efecto alguno.
6.5. Condiciones de cómputo. Una empresa recomendada computa durante los días en que mantenga una suscripción de pago activa. No computan los días en que su suscripción se encuentre en periodo de prueba, en periodo de gracia (apartado 8) o cancelada. El cliente recomendador accede a los tramos mientras su propia suscripción se encuentre activa en esos mismos términos, con independencia del plan y del ciclo de facturación que tenga contratados, y sin límite temporal mientras se cumplan estas condiciones.
6.6. Determinación del tramo. En coherencia con la duración del periodo facturado, el tramo aplicable a cada factura del cliente recomendador se determina por los días computables acumulados por el conjunto de sus empresas recomendadas durante el periodo inmediatamente anterior de igual duración al que se factura, divididos entre el número de días de ese periodo. El cociente resultante se trunca a la unidad inferior y determina el tramo del apartado 6.3. Esta regla se aplica por igual a la primera factura y a las sucesivas, con independencia del tiempo que el Cliente lleve dado de alta y del ciclo de facturación que tuviera contratado con anterioridad.
6.7. Exclusiones. No computan las recomendaciones a: empresas pertenecientes al mismo grupo, con la misma titularidad efectiva o administradas por la misma persona que el cliente recomendador; cuentas creadas por el propio cliente recomendador; empresas que ya hubieran tenido una cuenta en iKontrolo con anterioridad; empresas que ya mantuvieran un proceso comercial abierto con iKontrolo en el momento de recibir el código; y empresas dadas de alta a través de un colaborador con acuerdo de prescripción (apartado 6.12). El Prestador podrá dejar sin efecto los descuentos aplicados en contra de lo previsto en este apartado, así como los obtenidos mediante uso fraudulento del programa.
6.8. Solo recomendación directa. El programa no produce efectos en cadena: las empresas recomendadas por una empresa recomendada no computan para el cliente recomendador inicial.
6.9. Información que se comparte y derecho a no participar. Para que el cliente recomendador pueda comprobar el tramo que se le aplica, el Prestador le muestra únicamente el número total de días computables del periodo de referencia, el tramo resultante y, respecto de cada empresa recomendada, su nombre comercial y si computa o no en ese momento. No se le comunica en ningún caso el NIF de la empresa recomendada, el plan o el ciclo de facturación que tiene contratados, los importes que factura ni el detalle de su situación de pagos. La empresa recomendada puede no participar en el programa indicándolo al introducir el código; en tal caso no se comparte información alguna sobre ella y la recomendación no produce efecto para ninguna de las partes.
6.10. Fijación del tramo en cada factura. El tramo aplicado a una factura queda fijado en el momento de su emisión y no se revisa. Los cambios posteriores en la situación del cliente recomendador o de las empresas recomendadas —altas, bajas, impagos, reembolsos, contracargos o cambios de plan o de ciclo de facturación— afectan únicamente al cómputo de días de las facturas posteriores.
6.11. Modificación del programa.El Prestador podrá modificar o suspender el programa de recomendación comunicándolo con 30 días de antelación. Las modificaciones no afectarán a las facturas ya emitidas ni al cómputo de días ya transcurridos.
6.12. Colaboradores con acuerdo de prescripción. Las asesorías, gestorías y demás colaboradores que suscriban con el Prestador un acuerdo de prescripción se rigen exclusivamente por dicho acuerdo y quedan excluidos del programa regulado en este apartado, tanto como recomendadores como a efectos del cómputo de las cuentas dadas de alta con su código.
6.13. Impuestos. Todos los importes se entienden sin IVA. El descuento se aplica como reducción de la base imponible de los conceptos a los que corresponde conforme al apartado 6.3, en la factura en que se emiten.
7. Duración, renovación y cancelación
La suscripción tiene la duración del periodo contratado y se renueva automáticamente salvo que el Cliente la cancele antes de la siguiente renovación desde su panel, en Cuenta → Suscripción. La cancelación surte efecto al final del periodo en curso, sin derecho a reembolso de los importes ya devengados, salvo disposición legal imperativa.
8. Continuidad del registro de jornada (obligación legal)
El registro de jornada es una obligación legal del Cliente como empleador (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y RD-ley 8/2019). Por ello, en una suscripción contratada, ante el impago o la cancelación el registro no se interrumpe de golpe: se abre un periodo de gracia de sesenta días —más amplio que el de la prueba, por tratarse de una cuenta que estuvo contratada—, contado desde el primer cobro fallido (apartado 5) o desde el fin del periodo contratado si la cancela el Cliente, durante el cual los trabajadores pueden seguir registrando su jornada con las funciones mínimas (entrada, salida y pausas) y el Cliente puede descargar sus datos, mientras el acceso a las funciones de administración queda en pausa. El Cliente puede regularizar la situación en cualquier momento durante ese periodo para recuperar el acceso completo.
Facturación de los días de gracia. Si el Cliente regulariza su situación durante el periodo de gracia, los días transcurridos desde la expiración del último periodo facturado que no estén cubiertos por ninguna factura anterior se facturarán a la tarifa diaria de referencia del apartado 4, sin aplicación del descuento por facturación anual, de los tramos del programa de recomendación ni de ningún otro descuento o código promocional: los descuentos se aplican a los periodos facturados y pagados en su fecha. La reducción de funciones durante el periodo de gracia es consecuencia de la suspensión por falta de pago y cesa con la regularización; no constituye un nivel de servicio distinto ni da derecho a reducción alguna del precio. Ese importe es exigible en el momento de la regularización y se incluye, en línea separada, en la primera factura del nuevo periodo, que se inicia en la fecha de la regularización. Si el Cliente no regulariza, no se devenga importe alguno por los días de gracia.
Agotado el periodo de gracia sin regularizar, se abre una ventana adicional de solo descarga de los datos de registro, de treinta días; transcurrida también esa ventana, el Prestador cerrará la cuenta y eliminará sus datos en los treinta días siguientes, previo aviso y previa comprobación de una persona. La obligación de conservar los registros de jornada durante cuatro años recae sobre el Cliente como empleador; el Prestador se limita a mantener el registro mínimo durante la gracia y a poner los datos a su disposición para su descarga antes de eliminarlos, conservando después únicamente las raíces mensuales de integridad del registro (resúmenes criptográficos sin datos personales, que también se entregan con la descarga y con los que el Cliente puede acreditar que su copia no ha sido alterada) y las copias de seguridad rotativas de treinta días.
En el caso de una prueba que expira sin llegar a contratarse, esta continuidad se garantiza durante el periodo de gracia descrito en el apartado 3 (registro mínimo activo); agotado dicho periodo, el registro se suspende y solo permanece disponible la descarga de datos en los términos de ese apartado. En todos los casos el Cliente podrá ejercer su derecho de portabilidad sobre los datos de registro.
9. Protección de datos (encargado del tratamiento)
Respecto de los datos personales de los trabajadores del Cliente tratados a través del Servicio, el Cliente es el responsable del tratamiento y el Prestador actúa como encargado del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD. Las condiciones de dicho encargo (finalidades, medidas de seguridad y regiones de tratamiento en la UE) se recogen en el acuerdo de tratamiento de datos (DPA), que forma parte integrante de estas condiciones y se acepta junto con ellas en el alta; su texto está disponible en iKontrolo.com/legal/dpa.
El tratamiento se apoya en subencargados (entre otros, los proveedores de infraestructura y, para la facturación, el proveedor de pagos), cuya identidad y región de tratamiento se detallan de forma actualizada en la política de privacidad. El Cliente autoriza el recurso a dichos subencargados y será informado con antelación razonable de cualquier alta o sustitución, pudiendo oponerse por motivos justificados.
El Servicio permite al Cliente conceder acceso a terceros designados por él (por ejemplo, su gestoría o asesoría laboral): de consulta y, en el caso de la gestoría con cuenta propia, con una escritura acotada al cierre de la nómina (marcar compensaciones como abonadas o liquidadas, declarar la entrega del mes, mantener sus códigos de nómina y avisar a los administradores), sin crear, modificar ni borrar fichajes ni ausencias. Dichos terceros actúan como encargados del tratamiento del propio Cliente — no como subencargados del Prestador —, y la invitación emitida por el Cliente a través del Servicio constituye su instrucción documentada (art. 28.3.a RGPD). Corresponde al Cliente formalizar con ellos el contrato de encargo que exige el art. 28 RGPD; el Cliente puede revocar el acceso en cualquier momento desde su panel, y cada consulta y cada acción de esos terceros quedan registradas en el rastro de auditoría del Servicio, disponible para el Cliente previa solicitud.
10. Disponibilidad y niveles de servicio
El Prestador pondrá los medios razonables para mantener el Servicio disponible, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida. Podrán realizarse tareas de mantenimiento e interrupciones por causas técnicas o de fuerza mayor. El diseño del Servicio prioriza que el registro de jornada funcione incluso sin conexión, sincronizando cuando se recupera.
11. Obligaciones del Cliente
- Pagar el precio del plan contratado en la forma y plazos del apartado 5, y mantener registrado un medio de pago válido para las renovaciones. El impago suspende el Servicio en los términos del apartado 8.
- Hacer un uso lícito del Servicio y conforme a la normativa laboral y de protección de datos.
- Informar a sus trabajadores del tratamiento de sus datos de jornada conforme al art. 13 RGPD y, si activa la geolocalización, conforme al art. 90 LOPDGDD, y disponer de la base jurídica que corresponda a cada tratamiento (apartado 4 bis del acuerdo de tratamiento de datos).
- No intentar acceder a datos de otros clientes ni vulnerar las medidas de seguridad.
- Mantener actualizados sus datos de facturación y los datos fiscales del apartado 2.
12. Limitación de responsabilidad
En la medida permitida por la ley, la responsabilidad del Prestador se limita a los importes efectivamente abonados por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho causante. El Prestador no responde de daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de datos imputable a un uso indebido o a causas ajenas a su control.
13. Modificaciones y cambios de precio
El Prestador podrá modificar estas condiciones por razones legales, técnicas o de negocio, informando al Cliente con antelación razonable. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigor implica su aceptación. Las modificaciones del programa de recomendación se rigen por el apartado 6.11.
Cualquier cambio de precio que afecte a una suscripción ya activa se comunicará al Cliente con antelación a la siguiente renovación y solo surtirá efecto a partir de ella; nunca se aplicará a un periodo ya facturado. Si el Cliente no acepta el nuevo precio, podrá cancelar antes de la renovación conforme al apartado 7.
14. Legislación aplicable y jurisdicción
Estas condiciones se rigen por la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales del domicilio del Prestador, salvo norma imperativa en contrario.
15. Nulidad parcial
Si alguna cláusula de estas condiciones fuera declarada nula o inaplicable por una autoridad competente, dicha nulidad no afectará a la validez del resto, que seguirá en vigor. La cláusula afectada se sustituirá por otra válida que persiga la finalidad económico-jurídica de la original en la mayor medida posible.