Registro horario obligatorio en España: la guía completa

ESQUELETO — no publicar. Va con draft: true: se ve en desarrollo y nunca en producción. Cada bloque trae el encargo de lo que debe decir, la fuente a la que anclarlo y a qué artículo manda. La regla de la casa manda sobre todo lo demás: ninguna afirmación legal sale de aquí sin cotejar contra el BOE, y del reglamento nuevo se dice «preparado», nunca «cumple».

Casi todas las empresas españolas fichan. Muchas menos saben si lo que están guardando serviría de algo el día que alguien lo pida — y esa es una pregunta distinta.

Esta guía responde la primera: qué te obliga la ley, a quién, con qué detalle y durante cuánto tiempo. Cada apartado va al grano; el que quiera el asunto entero tiene el enlace al artículo que lo desarrolla.

1 · Qué te obliga la ley hoy

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, exige tres cosas concretas:

• Registro diario, con el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.
• Conservarlo cuatro años.
• Tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Eso es lo que obliga. Y conviene subrayar lo que no dice, porque es donde más se exagera: la norma no impone una tecnología. Ni una app, ni un terminal, ni la huella, ni un sellado criptográfico. Papel, hoja de cálculo o móvil — no elige por ti.

Lo que sí impone es bastante más difícil que cualquier tecnología: que el registro refleje la jornada realmente realizada. Ese fue el objetivo declarado de la reforma — acabar con los registros ficticios o meramente formales.

Antes que la norma española llegó la europea. El TJUE, en el asunto Deutsche Bank obligó a los Estados a exigir un sistema que permitiera computar la jornada diaria, y le puso tres adjetivos que se han quedado como la vara de medir: objetivo, fiable y accesible.

Resumido en una frase: la ley no te pide una herramienta concreta. Te pide poder demostrar qué pasó.

2 · Quién está obligado

Todas las empresas. Sin mínimo de plantilla, sin excepción por sector y sin importar si se trabaja en una oficina, en una obra o desde casa. No hay una puerta pequeña para las empresas pequeñas.

La pregunta útil no es «¿qué empresas?», sino «¿qué personas?». Y ahí hay una regla de una línea que resuelve casi todos los casos raros. El artículo 1.1 del Estatuto se aplica a quienes prestan sus servicios retribuidos por cuenta ajena y dentro del ámbito de organización y dirección de otra persona.

Traducido: si hay relación laboral, hay registro. A partir de ahí, los casos que más se preguntan casi se responden solos.

• Autónomos: no se registran a sí mismos, porque no trabajan por cuenta ajena. Otra cosa es que tengan plantilla — entonces registran la de ella.
• Contratos formativos y en prácticas: si hay contrato de trabajo, hay relación laboral y hay registro. Las prácticas académicas de un convenio con una universidad son otra figura, y no son relación laboral.
• Teletrabajo: se registra igual, y de hecho tiene artículo propio. Lo detallamos en las preguntas del final.

Y queda el caso que de verdad genera confusión, que merece párrafo aparte.

La alta dirección es la única excepción real, y es muy estrecha. No es «los jefes». El Real Decreto que la regula la reserva a quien ejerce poderes inherentes a la titularidad de la empresa, sobre sus objetivos generales, con autonomía y plena responsabilidad, respondiendo solo ante el consejo o el máximo órgano de gobierno. Tener gente a cargo, firmar gastos o llevar «director» en la firma del correo no basta.

Cuando alguien encaja de verdad en esa definición, el Estatuto solo se le aplica si hay remisión expresa o si su contrato lo dice, y su jornada es la que pacte el contrato. Por eso el artículo del registro no le alcanza por sí solo.

Ojo con la tentación, porque es un error caro: etiquetar a alguien como alta dirección para ahorrarse el registro no cambia su realidad laboral. Si trabaja bajo dirección y con horario, es personal común, y lo será también para la Inspección y para un juez — con todo lo que eso arrastra.

3 · Qué hay que anotar exactamente

El artículo pide el horario concreto de inicio y fin. No el previsto, no el del cuadrante: el real. De ahí salen las dos preguntas que más se repiten.

¿Y las pausas? Es la duda más repetida de todas, y tiene una respuesta que sorprende a mucha gente: depende de tu convenio, no del Estatuto.

El artículo 34.4 del Estatuto dice dos cosas, y la segunda es la que casi nadie lee. La primera: cuando la jornada diaria continuada pasa de seis horas, tiene que haber un descanso de al menos quince minutos. La segunda: ese descanso cuenta como tiempo de trabajo efectivo solo cuando así lo establece el convenio colectivo o el contrato.

O sea que la pregunta «¿el bocadillo es tiempo de trabajo?» no tiene una respuesta nacional. Tiene la respuesta que diga tu convenio. Y de ahí se sigue la consecuencia práctica: si en tu empresa esos quince minutos no computan, tienen que poder distinguirse en el registro; si computan, no hace falta descontarlos. Un sistema que no sepa hacer esa distinción te obliga a elegir entre dos formas de estar mal.

Lo desarrollamos entero aquí, con la tabla para descifrar qué dice el tuyo: ¿hay que fichar el bocadillo?.

¿Y si el sistema rellena la salida por su cuenta? Entonces no estás acreditando una jornada: la estás presumiendo. Te lo contamos en detalle aquí.

4 · Cuánto se conserva y cómo se entrega

Cuatro años. Y no es un archivo muerto: durante todo ese tiempo el registro tiene que seguir a disposición de tres destinatarios distintos, que además piden cosas distintas:

• La persona trabajadora, sobre su propia jornada.
• La representación legal de la plantilla.
• La Inspección de Trabajo.

Aquí es donde muchas empresas descubren que conservar y poder entregar no son lo mismo. Un registro que existe, pero que no se puede sacar en un formato legible el día que lo piden, resuelve la mitad del problema — y es justo la mitad por la que no te preguntan.

Merece la pena mirarlo antes de que llegue el momento: diez preguntas para saber si el tuyo aguantaría.

Una precisión que se pregunta mucho y que conviene responder con honestidad: el Estatuto no dice desde cuándo se cuentan esos cuatro años. Dice «durante cuatro años», sin más. La lectura prudente, y la que aplica cualquier sistema sensato, es contarlos por cada registro desde su propia fecha: el día 3 de marzo se conserva hasta el 3 de marzo de cuatro años después. Borrar por ejercicios cerrados, o por antigüedad del empleado, es donde se pierden meses que todavía había que guardar.

5 · Cómo se corrige sin romperlo

Corregir un fichaje es legítimo y necesario: la gente se olvida, se va con prisa, se queda sin cobertura. Lo que no debería poder pasar es que se corrija sin que quede rastro. Qué significa que un registro sea inalterable.

6 · Qué te juegas si no lo llevas

Aquí casi todo el sector cuenta solo la mitad, y encima la cuenta mal.

La multa. No llevar el registro es infracción grave: la LISOS mete expresamente el «registro de jornada» entre las transgresiones en materia de tiempo de trabajo. Y la cuantía, según el artículo 40.1.b, va de 751 a 1.500 € en su grado mínimo, de 1.501 a 3.750 € en el medio y de 3.751 a 7.500 € en el máximo.

Y ahora la parte que conviene decir en voz alta, porque circula muchísimo lo contrario: si has leído que la multa por no fichar es de 1.000 a 10.000 € por trabajador, eso hoy no se aplica al registro de jornada. Esa horquilla existe, sí, pero en otra letra del mismo artículo y para una lista cerrada de infracciones en la que la del registro no está. Es una cifra que se atribuye ya a la ley vigente y que, de momento, pertenece a un reglamento que no ha salido.

Dicho lo cual, la multa no suele ser lo caro. La exposición seria es otra: una reclamación de horas extra en la que el registro —o su ausencia— decide quién gana. Ahí no hay grado mínimo ni máximo, hay meses de diferencias y, a veces, más de una persona reclamando.

Ahí es donde de verdad se juega el dinero, y donde el Supremo movió el tablero en 2026: el registro no es para el inspector, es para el juicio.

Y si las horas extra se compensan con descanso en vez de pagarse, hay un plazo que casi nadie vigila: las horas compensadas caducan.

7 · Datos personales al fichar

Fichar genera datos de una persona, y no todos los métodos valen igual.

La huella y la cara no son «un dato más». Son datos biométricos, y el Reglamento europeo los trata como categoría especial, con límites mucho más estrictos que los de un nombre o un horario. La guía de la AEPD sobre control de presencia con sistemas biométricos desarrolla qué haría falta para justificar un tratamiento así — empezando por una evaluación de impacto previa.

Seamos precisos, porque aquí es fácil exagerar en las dos direcciones: no existe una norma que diga «prohibido fichar con la huella». Lo que hay es un listón tan alto que a la mayoría de las empresas no le compensa ni intentarlo. Y un matiz honesto que casi nadie menciona: el documento que la AEPD publica hoy lleva estampada la marca «en revisión», así que es el criterio del regulador, no una doctrina cerrada.

¿Y la ubicación? Fichar desde el móvil suele venir con geolocalización, y eso tiene su propio artículo: el 90 de la LOPDGDD permite usarla para el control laboral, pero obliga a informar antes «de forma expresa, clara e inequívoca» — a la plantilla y a sus representantes.

Es un asunto con más recorrido del que parece —y con una sentencia de junio de 2026 que lo removió todo—, así que va aparte: ¿puedes obligar a tus empleados a fichar con la huella?.

8 · Ausencias y permisos en el registro

Un permiso retribuido no es una vacación ni una falta. Es una ausencia con derecho a remuneración, y tiene que verse en el registro sin romper la jornada.

La lista está en el artículo 37.3 del Estatuto, y merece la pena mirarla en el BOE antes de fiarse de cualquier tabla que circule por ahí, porque se ha movido mucho y buena parte de lo que hay publicado se quedó antiguo. Tres ejemplos de lo que la gente suele tener mal:

• El permiso por fallecimiento ya no está donde estaba: salió a un apartado propio, y son dos días (cuatro si hay que desplazarse).
• Los cinco días por accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención que precise reposo domiciliario alcanzan al cónyuge, a la pareja de hecho y a parientes hasta segundo grado — y también a cualquier persona que conviva contigo en el mismo domicilio, sea familia o no.
• Existe un permiso de hasta cuatro días por no poder acceder al centro de trabajo cuando lo impiden las autoridades o hay riesgo grave e inminente, catástrofes y temporales incluidos.

Y una advertencia que vale para todo el apartado: tu convenio puede mejorarlo, nunca empeorarlo. Lo del Estatuto es el suelo.

La lista completa, con los días exactos y los tres errores que arrastran casi todas las tablas: los permisos retribuidos que casi nadie aplica bien.

9 · Qué viene con el reglamento de registro digital

El reglamento de registro horario digital no está publicado en el BOE. Los borradores conocidos apuntan a un registro personal, inmediato, objetivo, fiable, inalterable y trazable, con acceso remoto de la Inspección — pero mientras no se publique, ni rige ni se sabe con qué texto final saldrá.

Aquí no vamos a decirte que algo es obligatorio antes de que lo sea.

Este apartado es el que se mueve, así que va fechado a propósito:

Situación a 2 de agosto de 2026. El proyecto sigue en tramitación. No hay texto publicado en el BOE ni fecha de entrada en vigor. Actualizaremos esta fecha y este párrafo en cada hito, sin adelantar plazos que nadie puede garantizar.

Mientras tanto, lo sensato no es esperar: casi todo lo que apunta el borrador —que el registro sea fiable, que las correcciones dejen rastro, que se pueda entregar— ya te conviene hoy, y no por el reglamento, sino por los motivos del bloque 6. Quien tenga eso resuelto no tendrá que cambiar de sistema el día que se publique; solo comprobar los detalles.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años hay que conservar el registro de jornada?

Cuatro. Es lo que fija el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y durante ese tiempo tiene que seguir a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

¿Están obligadas también las empresas pequeñas?

Sí. La obligación no depende del tamaño: no hay un mínimo de plantilla por debajo del cual desaparezca.

¿Tienen que fichar los autónomos?

No, a sí mismos no. El registro nace de una relación laboral por cuenta ajena, y un autónomo trabaja por cuenta propia. Tampoco cambia la respuesta ser autónomo dependiente de un solo cliente: sigue sin haber relación laboral.

Ahora, si ese autónomo tiene personas contratadas, es empresa a estos efectos y está obligado a llevar el registro de su plantilla, aunque sea una sola persona.

¿Y el personal en prácticas o con beca?

Depende de qué figura sea exactamente, y aquí las palabras importan más que la costumbre.

Si hay contrato de trabajo —los contratos formativos lo son— hay relación laboral, y por tanto hay registro exactamente igual que con cualquier otra persona de la plantilla.

Si se trata de prácticas académicas amparadas en un convenio con un centro de estudios, no hay relación laboral y no aplica el artículo 34.9. Eso no significa que no haya que controlar nada: esas prácticas tienen su propio marco, con su tutor y su registro de horas formativas.

Y una regla práctica: si la persona hace el trabajo ordinario de la empresa, bajo su dirección y en su horario, llámese como se llame, lo que hay debajo es una relación laboral.

¿Y los directivos?

Casi todos sí. Aquí está la confusión más extendida del registro horario.

«Directivo» no es una categoría legal. La que existe es alta dirección, y el Real Decreto 1382/1985 la reserva a quien ejerce poderes inherentes a la titularidad de la empresa, sobre sus objetivos generales, con autonomía y plena responsabilidad, respondiendo solo ante el órgano de gobierno. Es un puñado de personas en una empresa grande, y a menudo ninguna en una pyme.

A quien encaja ahí, el Estatuto solo se le aplica si hay remisión expresa o si lo dice su contrato, y su jornada es la pactada. A todos los demás —jefes de equipo, responsables de área, encargados, directores de departamento con contrato ordinario— se les aplica el registro como a cualquiera.

¿Vale un Excel como registro de jornada?

La ley no impone ninguna tecnología, así que la pregunta no es si vale el formato: es si el resultado es veraz y si puedes sostenerlo. Un Excel puede contener la verdad exacta y aun así no probar nada, porque no hay forma de saber si se retocó el mes pasado.

¿Y el papel?

Hoy sirve. El artículo 34.9 no impone ninguna tecnología: deja la organización del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con la representación de la plantilla.

Lo que no cambia es la exigencia de fondo: que sea veraz, que se conserve cuatro años y que se pueda entregar. Un cuaderno cumple lo primero si se rellena a tiempo, y suele fallar en los otros dos.

Y en condicional, porque todavía no rige: el reglamento en tramitación apunta a un registro digital, así que el papel tiene los meses contados. Pero mientras no se publique en el BOE, sigue siendo válido.

¿Puede un trabajador negarse a fichar?

No. Fichar no es un favor que se pide: es parte de cómo se organiza el trabajo. El Estatuto obliga a prestar el trabajo bajo la dirección de la empresa y a cumplir las órdenes dictadas en el ejercicio regular de sus facultades, y establecer un sistema de registro es justamente eso — además de una obligación legal de la propia empresa.

Negarse de forma reiterada puede tener consecuencias disciplinarias. Dicho lo cual, conviene mirar también hacia el otro lado: cuando en una empresa hay negativas, casi nunca es por rebeldía. Suele haber un sistema que falla, un método que expone datos personales que no hacen falta, o una desconfianza sobre qué se va a hacer con esos registros. Eso se arregla explicando y eligiendo bien el método, no abriendo expedientes.

¿Qué pasa si alguien se olvida de fichar?

Que se corrige, y que la corrección deja rastro. Lo que no vale es que el sistema se invente la hora que falta: por qué el fichaje automático no acredita nada.

¿Hay que registrar la jornada en teletrabajo?

Sí, y tiene artículo propio. El artículo 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia dice que el registro del art. 34.9 ET debe reflejar fielmente el tiempo que dedica a trabajar quien lo hace a distancia —sin perjuicio de la flexibilidad horaria— e incluir el momento de inicio y de fin de la jornada. Flexibilidad de horario no significa ausencia de registro.

¿Quién puede pedirme el registro?

Tres: la persona trabajadora sobre sus propios datos, la representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo.