El registro de jornada no es para el inspector. Es para el juicio.
La multa por no llevar el registro de jornada está entre 751 y 7.500 €. La reclamación de horas extra no tiene ese techo, y desde 2026 el Supremo ha aclarado quién tiene que probar qué.
Cuando se habla de registro de jornada, casi siempre se habla del mismo personaje: el inspector. La visita, el acta, la multa. Es la escena que vende el sector entero.
Pero la escena que de verdad le pasa a una pyme española es otra, y no lleva uniforme. Llega en un sobre.
Una persona que se fue de la empresa hace cuatro meses reclama horas extra del último año. No hay discusión sobre si trabajaba: la hay sobre cuánto. Y ahora alguien de la oficina tiene que averiguar, en frío, qué pasó exactamente el 14 de marzo. A qué hora entró. A qué hora se fue. Si aquel sábado estuvo o no estuvo.
Ese día es el día para el que se lleva un registro de jornada. No para el inspector.
Si vienes de cero y lo que buscas es qué obliga exactamente la ley hoy, empieza por la guía del registro horario obligatorio en España y vuelve luego.
Lo que casi todos creen que se juegan
No llevar el registro de jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Eso es cierto y no hace falta adornarlo.
La cuantía también está escrita y es pública: de 751 a 1.500 € en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 € en grado medio y de 3.751 a 7.500 € en grado máximo. El grado lo gradúa la Inspección según las circunstancias.
Ahora, la primera corrección, porque aquí circula una cifra que no es.
Verás por ahí, en muchas webs de software de fichaje, multas «de hasta 10.000 € por trabajador». Esa horquilla existe en la LISOS, pero vive en otra letra del mismo artículo y se reserva a una lista cerrada de infracciones en la que el registro de jornada no está. Hoy, por no llevar el registro, no se sanciona así. Quien te lo cuente está atribuyendo a la ley vigente algo que, como mucho, traería el reglamento que todavía no ha salido.
Y hay un detalle más de esa multa que conviene tener presente: solo ocurre si la Inspección aparece. Es un riesgo real, pero es un riesgo que depende de que alguien de fuera decida mirar.
Comparado con lo que viene ahora, es la parte barata.
Lo que se juegan de verdad
La reclamación de cantidad no depende de que venga nadie. Depende de que una sola persona decida presentarla. Y no tiene techo de 7.500 €: tiene el importe que salga de multiplicar horas por precio por personas.
El alcance hacia atrás es de un año, contado para cada cantidad desde el día en que debió pagarse. Es decir: doce meses de jornada bajo discusión.
Haz la cuenta con tus números. Pon que en tu convenio la hora extraordinaria sale a 16 €. Una persona que acredite 180 horas en ese año son 2.880 €. Cuatro personas en la misma situación, 11.520 €. Sin contar intereses ni costas, y sin contar que si una gana, el resto de la plantilla se entera.
Un matiz que despista a mucha gente: el tope legal es de 80 horas extraordinarias al año por persona. Pero ese tope prohíbe hacerlas, no borra las que se hicieron. En un juicio se discute lo que pasó, no lo que estaba permitido.
Quién tiene que probar qué (y aquí es fácil exagerar)
Se lee mucho —también en webs de proveedores— que si la empresa no lleva registro, se da por buena la jornada que diga el trabajador. Es cómodo de contar y es falso tal cual suena.
El Tribunal Supremo lo aclaró el 15 de abril de 2026. El incumplimiento de la obligación de registro no produce, por sí solo, una inversión automática de la carga de la prueba. La Sala corrigió expresamente la lectura expansiva que se había ido asentando en algunos tribunales.
Lo que hizo en su lugar fue partir el problema en dos, según cómo trabaje la persona que reclama:
| Situación | Quién tiene que probar |
|---|---|
| Horario fijo, predeterminado y conocido por ambas partes | El trabajador debe aportar antes indicios suficientes de que ese horario no se cumplía. Solo entonces la carga se desplaza a la empresa. La afirmación suelta en la demanda no basta. |
| Horario variable o imprevisible | La carga de acreditar la jornada realmente hecha recae directamente en la empresa. Si no aporta el registro ni otra prueba suficiente, puede tenerse por cierta la jornada que alegue el trabajador —siempre que esté concretada, alegada a tiempo y no resulte ilógica ni desproporcionada. |
Seamos precisos: esto es mejor para la empresa de lo que contaba el mito. No hay automatismo.
Pero léelo del derecho, que es donde está lo importante.
Primero: esos «indicios suficientes» no son un examen difícil. El caso que llegó al Supremo era el de un dependiente de carnicería, y los tribunales dejaron dicho qué podría haber aportado y no aportó: mensajería instantánea, tiques de la caja con la hora, albaranes de entrega de suministros, el testimonio de un repartidor ajeno a la empresa. Fíjate en la lista. Son rastros del propio negocio. Si no hay registro, la reconstrucción de la jornada se hace igual: se hace a trozos, con material disperso, y la hace la otra parte.
Segundo: si tu plantilla no tiene horario fijo —obra, hostelería, comercio, turnos rotativos, desplazamientos, guardias—, estás directamente en la fila de abajo de la tabla. La que es mala.
Y tercero, el detalle procesal que decide muchos juicios: si el juzgado te requiere el registro y no lo aportas sin causa justificada, podrán estimarse probadas las alegaciones de la parte contraria sobre esa prueba. No hace falta que la ley invierta nada. Basta con que te pidan un documento que estabas obligado a tener y no lo tengas.
Porque la obligación existe desde 2019: la empresa garantizará el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y fin de cada persona, y conservará esos registros cuatro años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección. Y no vale cualquier cosa: el sistema tiene que ser objetivo, fiable y accesible. Los tres a la vez.
La puerta que la sentencia de marzo acaba de cerrar
Queda la última defensa clásica, la que se oye en muchas asesorías: «esas horas ya van incluidas en el sueldo». El plus. El complemento. El «le pago por encima de convenio precisamente por esto».
En marzo de 2026 el Supremo cerró esa puerta. La retribución de la hora extraordinaria obliga a un abono específico y expreso, y no le es de aplicación la norma general sobre compensación y absorción.
En cristiano: un complemento genérico no se puede señalar a posteriori y decir «esto ya las cubría». Si quieres que una hora extraordinaria esté pagada, tiene que verse pagada como tal, con su nombre, en su sitio.
El efecto combinado es incómodo. Quien no llevaba registro y contaba con el plus como red de seguridad se ha quedado sin las dos cosas a la vez.
Qué mira un juez en tu registro
Tres cosas, y ninguna tiene que ver con lo bonito que sea el software.
Que sea veraz. Un registro que el sistema rellena solo cuando alguien se olvida de fichar no acredita un hecho: acredita una suposición. Y una suposición, en un juicio, la desmonta cualquiera. La pregunta que importa no es si tienes registro, sino si lo que hay dentro pasó de verdad.
Que las correcciones se vean. Corregir no es el problema —la gente se olvida de fichar, y eso hay que poder arreglarlo—. El problema es corregir sin que quede rastro. Un registro que se puede editar hacia atrás sin dejar huella no vale como prueba de nada, porque no distingue entre corregir un error y maquillar un mes. De eso va, en detalle, cómo se sella un registro para que sea inalterable.
Que se pueda entregar. Cuatro años, y a disposición de tres destinatarios distintos. Además, el propio Estatuto pide algo que casi nadie hace: a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada se registra día a día, se totaliza en el periodo de abono y se entrega copia del resumen al trabajador con el recibo de salarios. Si eso se ha venido haciendo, la discusión en el juicio empieza en otro punto. Aquí tienes las diez preguntas que hay que poder responder sin buscar nada.
Y si compensas con descanso, hay un segundo reloj
Muchas empresas no pagan las horas extra: las devuelven en tiempo. Es perfectamente legal, y tiene su propio calendario.
En ausencia de pacto, las horas extraordinarias deben compensarse con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. El convenio puede fijar otro plazo, y entonces manda el convenio. Pero el reloj arranca solo, arranca el día que se hicieron las horas, y no hay uno: hay uno por cada paquete.
Lo desarrollamos aparte, porque tiene miga de gestión: las horas extra compensadas con descanso caducan.
Lo que hay que tener en orden
Un registro de jornada no evita una demanda. Nadie debería vendértelo así.
Lo que hace es cambiar de qué va la conversación cuando la demanda llega. Sin registro, se discute sobre memoria, testigos y trozos de correo, y el Supremo acaba de recordar que en plantillas con horario variable eso lo tiene que resolver la empresa. Con un registro veraz, trazable y entregable, se discute sobre datos.
Y esto es lo único que hay que entender de verdad: el registro se tiene antes, no después. Un histórico no se reconstruye a posteriori sin que se note. Y si se nota, el problema ya no son las horas extra.
En iKontrolo construimos el registro pensando exactamente en ese día. Cada fichaje se encadena criptográficamente con el anterior, así que cualquier alteración posterior es detectable; las correcciones no borran nada, se registran encima con su motivo y su firma; y el histórico completo se exporta en un clic, con los cuatro años de conservación cubiertos. Está diseñado para el estándar de inalterabilidad y trazabilidad que apunta el reglamento en tramitación, sin esperar a que se publique. Pruébalo con tu equipo.
Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Las cuantías y los plazos concretos dependen del convenio colectivo aplicable y de las circunstancias de cada empresa. Ante una situación específica, consulta con tu asesoría laboral.
