¿Tu registro de jornada aguantaría una Inspección? 10 preguntas para saberlo

Casi todas las empresas tienen hoy un registro de jornada. Muy pocas se han preguntado si ese registro serviría de algo el día que alguien lo pida.

No es lo mismo. La ley no obliga solo a registrar: obliga a que ese registro sea veraz, se conserve cuatro años y esté a disposición de la Inspección. Un Excel que se rellena el viernes de memoria cumple lo primero de una manera muy discutible, y lo segundo y lo tercero casi nunca.

Estas son diez preguntas para saber por dónde flojea el tuyo. Ninguna requiere que cambies de sistema. Solo que sepas la respuesta.

Un aviso antes de empezar: esto no es un examen y no vamos a decirte que te van a multar mañana. Sería falso y no es nuestro estilo. Lo que sí te va a dar la lista es dónde está el hueco.

Bloque 1 · ¿Tu registro es veraz?

Es decir: ¿refleja lo que pasó de verdad, o lo que se suponía que iba a pasar?

1. ¿Anota la hora real a la que cada persona entró y salió, o la que tocaba según el cuadrante?

Esta es la madre de todas. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide el horario concreto de inicio y fin de cada trabajador. No el previsto: el real.

Si tu respuesta es «la del cuadrante»: no tienes un registro, tienes una planificación con aspecto de registro. Y es un problema doble, porque además de no acreditar la jornada, esconde las horas que se hicieron de más.

Qué puedes hacer: lo primero, mirar si tu sistema tiene alguna opción de «autocompletar» o «fichaje automático» activada. Suele venderse como comodidad y es justo lo contrario: te lo contamos en detalle aquí.

2. ¿Puede fichar quien ese día no tiene cobertura o no pisa la oficina?

Obra, instalaciones, reparto, un sótano, una nave en un polígono. Si el sistema solo funciona con conexión, hay días que simplemente no se registran en el momento.

Si tu respuesta es «que lo apunte y ya lo metemos luego»: ese día no tienes un registro, tienes una reconstrucción hecha de memoria varios días después. Que es exactamente lo que la norma quería evitar.

Qué puedes hacer: comprobar qué pasa con el fichaje sin red. Un sistema serio lo guarda en el dispositivo y lo sincroniza al recuperar señal, conservando la hora real del fichaje —no la de la sincronización—.

3. ¿Distingues el tiempo de pausa del tiempo trabajado?

Parece un detalle y no lo es. Sin esa distinción no puedes justificar la jornada efectiva.

Si tu respuesta es «no» o «lo calculamos a ojo»: el día que alguien discuta un cómputo de horas —o que la Inspección lo revise— no tendrás con qué sostenerlo, ni a favor ni en contra.

Qué puedes hacer: revisar si tu registro permite marcar las pausas y si sabe cuáles son remuneradas según tu convenio. Es la diferencia entre un número y un número defendible.

4. ¿Queda constancia de las horas extra realmente hechas, aunque todavía no se hayan pagado?

Las horas extra trabajadas y no registradas son, con diferencia, el hallazgo más caro de una inspección. Y el más difícil de rebatir después, porque la ausencia de registro no juega a favor de la empresa.

Si tu respuesta es «se apuntan aparte» o «se pactan al final del mes»: el registro y la nómina cuentan historias distintas. Eso no se sostiene.

Qué puedes hacer: asegurarte de que el exceso de jornada queda reflejado cuando ocurre, con independencia de cómo se compense luego. Registrar no es lo mismo que pagar: son dos obligaciones distintas y la primera no admite aplazamiento.

Bloque 2 · ¿Es inalterable?

O dicho de otro modo: ¿alguien podría cambiarlo sin que se notara?

5. ¿Puede alguien editar un fichaje sin que quede rastro?

Incluido —sobre todo— quien administra el sistema.

Si tu respuesta es sí: tu registro deja de ser una prueba y pasa a ser una opinión. Porque si se puede modificar en silencio, nada garantiza que lo que hay hoy sea lo que se registró en su día. Ese es justo el reproche que se le hace al Excel: no es que esté prohibido, es que es imposible demostrar que no se ha tocado.

Qué puedes hacer: intenta editar un fichaje antiguo en tu sistema y mira qué queda registrado. Si no queda nada, ya tienes la respuesta.

6. Si mañana se corrigiera un fichaje de hace tres meses, ¿sabrías quién lo cambió y cuándo?

Ojo, que aquí hay un matiz importante que mucha gente se salta: corregir errores es legítimo y necesario. La gente se olvida de fichar, se equivoca, se va sin marcar la salida. Un sistema que no permita corregir es un sistema que te obliga a mentir.

Si tu respuesta es «se cambia y ya»: el problema no es la corrección, es que la corrección sea invisible. Lo que se espera de un registro fiable no es que sea inmutable, sino que toda modificación deje huella: qué se cambió, quién lo hizo y cuándo.

Qué puedes hacer: pedir a tu proveedor que te enseñe el historial de cambios de un fichaje concreto. Si no existe, sabes por dónde vas.

7. ¿Podrías demostrar que el registro no se ha tocado desde que se creó?

No basta con que sea verdad. En una inspección, lo que no se puede enseñar no cuenta.

Si tu respuesta es «me fío de mi proveedor»: es una respuesta razonable, pero no es una prueba. La confianza no es un mecanismo técnico.

Qué puedes hacer: preguntar qué garantiza la integridad. Hay soluciones que firman cada fichaje y lo encadenan al anterior, de forma que alterar uno rompe la cadena entera y se detecta. No es magia ni requiere que entiendas de criptografía: solo que exista y te lo puedan demostrar.

Bloque 3 · ¿Podrías entregarlo?

La parte que casi nadie prueba hasta que le toca.

8. ¿Puedes sacar hoy el registro de un mes cualquiera de hace dos años, sin pedírselo a nadie?

La obligación de conservación es de cuatro años, y el registro tiene que estar a disposición de la Inspección, de los trabajadores y de sus representantes.

Si tu respuesta es «lo tendrá Marta en su ordenador»: entonces no lo tienes tú, lo tiene Marta. Y si Marta se va, o se le rompe el portátil, o simplemente ya no está ese archivo, no tienes nada.

Qué puedes hacer: haz la prueba ahora mismo. Elige un mes de hace dos años y mira cuánto tardas en tenerlo delante. El resultado es tu respuesta.

9. ¿Cada trabajador puede consultar sus propios fichajes?

Es su derecho. Pero además —y esto se dice poco— es la mejor defensa de la empresa.

Si tu respuesta es «si lo pide, se lo pasamos»: funciona, hasta que alguien reclama dos años de horas y no hay forma de contrastar nada porque nunca lo vio.

Qué puedes hacer: darles acceso a lo suyo. Lo que se ve cada día y nadie discute, difícilmente se convierte en un conflicto después. La transparencia aquí no es un gesto bonito: es prevención.

10. Si te llamaran mañana, ¿cuánto tardarías en entregarlo?

Si la respuesta se mide en días de trabajo: el problema ya no es el registro. Es el sistema que lo guarda.

Qué puedes hacer: cronometrarlo. Un registro que exige cruzar hojas de cálculo, pedir datos a tres personas y reconstruir turnos no está «a disposición» de nadie, por mucho que exista.

Cómo leer tus respuestas

Ningún «no» de esta lista te pone en peligro inmediato. Lo que te dice es dónde está el hueco:

• Si fallas en el bloque 1, tu registro no refleja la realidad. Es el fallo más serio, porque afecta al contenido.
• Si fallas en el bloque 2, tu registro puede ser verdad pero no puedes probarlo.
• Si fallas en el bloque 3, puede que lo tengas todo bien y no sirva de nada el día que haga falta.

Si has respondido «no» o «no lo sé» a tres o más, merece la pena mirarlo con calma antes de que lo mire otro.

Una nota sobre lo que viene

Es muy probable que hayas leído que el registro horario digital «ya es obligatorio» o que hay que adaptarse antes de tal fecha. Conviene ser precisos: la obligación de registrar la jornada existe desde 2019 y es la que rige hoy. El reglamento que desarrollará el registro digital sigue en tramitación y no está publicado en el BOE; su contenido final dependerá del texto que se apruebe.

Dicho esto, la dirección que apuntan los borradores conocidos es inequívoca —registro personal, inmediato, objetivo, fiable, inalterable y trazable—, y se parece mucho a las diez preguntas de arriba. Prepararse ahora no es correr detrás de una norma que aún no existe: es dejar de tener los agujeros que ya tienes hoy.

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Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Se basa en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RDLeg 2/2015, modificado por el RDL 8/2019) y en el régimen sancionador de la LISOS. Para decisiones concretas sobre el cumplimiento en tu empresa, consulta con un profesional.