Fichar en teletrabajo: el registro que sí puedes pedir y el control que no

Una empresa pone a media plantilla a teletrabajar dos días por semana. Alguien pregunta por el fichaje y la respuesta es la de siempre, dicha con la mejor intención: «En casa hay flexibilidad. Mientras el trabajo salga, cada uno que se organice».

Suena moderno y suena justo. Y contiene dos errores que van en direcciones opuestas.

El primero es creer que la flexibilidad sustituye al registro. No lo sustituye: la ley exige las dos cosas a la vez, y lo dice en artículos consecutivos.

El segundo es el que casi nadie ve venir. Cuando esa misma empresa decida ponerse seria con el control —y suele decidirlo de golpe, un mes malo—, se va a encontrar con que en teletrabajo hay cosas que no puede pedir, ni aunque las pague. Una de ellas es la que va a intentar primero: que cada cual se instale la aplicación en su móvil.

Este artículo va de esas dos fronteras. Dónde empieza la obligación de registrar, y dónde termina el derecho a vigilar.

Si lo que buscas es el marco general de qué tiene que registrar tu empresa, está en la guía del registro horario obligatorio en España. Esto de aquí es el trozo de quien trabaja desde casa.

Primero, la trampa del 30 %

Antes de nada hay que deshacer un malentendido que lo contamina todo, porque hace que empresas enteras se crean fuera de una obligación que sí tienen.

La Ley de trabajo a distancia no se aplica a todo el mundo que trabaja algún día en casa. Solo alcanza al trabajo a distancia regular, y define regular con un número: un mínimo del treinta por ciento de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, o el porcentaje equivalente si el contrato es más corto.

Traducido a semana laboral: día y medio de cada cinco. Quien teletrabaja un día suelto se queda por debajo, y para esa persona la ley del teletrabajo, en principio, no aplica: ni acuerdo escrito obligatorio, ni compensación de gastos, ni el resto del catálogo.

«En principio», porque ese 30 % no es intocable. La propia ley permite que los convenios o acuerdos colectivos regulen un porcentaje o periodo de referencia inferiores a los fijados en la presente Ley a los efectos de calificar como «regular» esta modalidad. Si tu convenio lo ha bajado —al 20 %, por ejemplo—, ese día suelto sí entra, con todo lo que arrastra detrás. Antes de darte por fuera, mira tu convenio.

Y aquí llega la parte que se lee mal. De ahí mucha gente concluye: «entonces no tengo que registrar su jornada de los días que está en casa».

Falso, y es la confusión más cara de todo este asunto. La obligación de registrar no nace de la ley de teletrabajo: nace del artículo 34.9 del Estatuto, que obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada de cada persona trabajadora y que no distingue en ningún momento desde dónde se trabaja. La ley de teletrabajo no crea la obligación; lo que hace es afinarla para quien teletrabaja de forma regular.

Dicho en corto: el 30 % decide si tienes que firmar un acuerdo de teletrabajo. No decide si tienes que fichar. Eso ya estaba decidido antes.

Y una exclusión de ámbito que conviene saber si trabajas ahí: las previsiones de esta ley no se aplican al personal laboral al servicio de las Administraciones Públicas, que se rige en esta materia por su normativa específica. El artículo 34.9 sí les alcanza — quién ficha y quién no lo desarrollamos en ¿quién está obligado a fichar?.

Un apunte de vocabulario, ya que estamos, porque la ley usa dos términos y no son sinónimos: «trabajo a distancia» es el género —trabajar desde casa o desde el sitio que elijas— y «teletrabajo» es la especie: el trabajo a distancia que se hace con medios informáticos y de telecomunicación. Quien cose en su casa para un taller trabaja a distancia y no teletrabaja. En este artículo hablamos sobre todo de la especie, que es la que tiene el problema del control.

Lo que sí cambia si teletrabajas de forma regular

Para quien sí pasa del 30 %, la ley añade una capa. Y la añade en un sitio muy concreto: un acuerdo escrito, previo y firmado por las dos partes, porque el trabajo a distancia será voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora y requerirá la firma del acuerdo, sin que pueda ser impuesto en aplicación del artículo 41 del Estatuto.

Esa última frase vale por sí sola: el artículo 41 es el de las modificaciones sustanciales, el que permite a la empresa cambiar condiciones y comunicarlo. Pues por ahí no se puede. El teletrabajo es un acuerdo, o no es.

Ese acuerdo tiene un contenido mínimo obligatorio de doce apartados. Tres tienen que ver directamente con lo que nos ocupa:

Letra	Qué obliga a poner por escrito
c)	El horario de la persona y, dentro de él, las reglas de disponibilidad
d)	El porcentaje y la distribución entre trabajo presencial y a distancia
h)	Los medios de control empresarial de la actividad

Detente en la h), porque es la que se olvida siempre y la que decide discusiones enteras: los medios de control se pactan por escrito, antes. No se implantan un lunes por sorpresa. Si tu acuerdo no dice cómo te van a controlar, la empresa no tiene ese apartado cubierto — y si el tuyo lo dice, ahí está lo que aceptaste y lo que no.

Y no hay puerta de atrás por la vía de firmar algo vago y concretarlo después: modificar las condiciones del acuerdo, incluido el porcentaje de presencialidad, exige acuerdo entre las dos partes, formalizado por escrito con carácter previo a su aplicación.

Un límite que sorprende, mientras estamos en el acuerdo: hay contratos en los que el teletrabajo tiene techo. En los contratos celebrados con menores y en los contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje solo cabe un acuerdo de trabajo a distancia que garantice, como mínimo, un porcentaje del cincuenta por ciento de prestación de servicios presencial. La mitad de la jornada, presencial. La ley conserva ahí la nomenclatura anterior a la reforma laboral de 2021: hoy esos son el contrato formativo para la obtención de práctica profesional y el de formación en alternancia.

Y no firmarlo cuando toca tiene precio. No es papeleo opcional: la LISOS tipifica como infracción grave no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos — el mismo cajón, y las mismas cuantías, que la infracción por no llevar el registro, que desglosamos en el artículo del Excel.

Flexibilidad y registro no se pelean

Vamos al fondo del primer error, que es el más extendido y el más fácil de creerse.

El artículo 13 reconoce el derecho a flexibilizar el horario, y el siguiente, el 14, exige que el registro refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, «sin perjuicio de la flexibilidad horaria», e incluya el inicio y el fin de la jornada.

Esa coletilla —«sin perjuicio de la flexibilidad horaria»— está puesta a propósito, y resuelve la discusión ella sola: el legislador previó exactamente esta objeción y la contestó dentro del mismo artículo. Puedes mover tu horario y aun así tienes que registrar cuándo empiezas y cuándo acabas. Son cosas distintas: la flexibilidad decide cuándo trabajas; el registro solo anota cuándo lo hiciste.

Y la flexibilidad tampoco es barra libre, que es el otro extremo. El propio artículo 13 la enmarca: se ejerce en los términos del acuerdo y de la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa de tiempo de trabajo y descanso.

Lo que sí hace la flexibilidad es cambiar qué tiene que soportar tu registro. Un sistema pensado para una oficina con horario fijo asume una entrada por la mañana y una salida por la tarde. La jornada real de quien teletrabaja se parece más a esto:

Empieza a las 8:15. Para a las 9:30 para llevar a un niño al colegio. Vuelve a las 10:10. Come de 14:00 a 15:00. Cierra a las 17:20 y a las 21:00 se conecta cuarenta minutos para dejar algo listo.

Eso son cuatro tramos y una conexión nocturna. Un registro que solo admite «entrada» y «salida» obliga a mentir: o se traga como trabajadas las dos horas del colegio, o pierde los cuarenta minutos de la noche. Las dos versiones son falsas, y la segunda además regala trabajo.

Si tu equipo teletrabaja con horario flexible, la pregunta que hay que hacerle al sistema no es «¿registra?», sino «¿aguanta varias entradas y salidas el mismo día sin que nadie tenga que hacer trampa?».

La otra frontera: registrar no es vigilar

Y ahora el segundo error, que es el que se paga caro cuando llega.

Aquí conviene ser preciso, porque en esto se exagera en las dos direcciones. La empresa sí puede controlar: podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos. Quien diga que en casa nadie puede controlar nada, se equivoca.

Pero ese mismo artículo pone el techo en la misma frase: guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, sus circunstancias personales, como la concurrencia de una discapacidad. Y la ley añade cuatro límites concretos que conviene conocer por su nombre.

1. No pueden obligarte a poner nada en tu móvil

Este es el que sorprende a todo el mundo, y está escrito sin ambigüedad: la empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de estos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia.

Léelo despacio, porque tumba de un plumazo la solución que casi todo el mundo intenta primero: «que se descarguen la app y fichen desde su móvil».

Se puede ofrecer. No se puede exigir. Y esa distinción tiene consecuencias prácticas inmediatas: si el fichaje de tu empresa solo funciona con una aplicación instalada en el teléfono personal de cada cual, tienes un sistema que no puedes imponer — y por tanto no tienes garantizado el registro de quien diga que no. Que es, recordemos, una obligación tuya y no suya.

La salida no es pelearse: es que exista otra vía. Un acceso por navegador desde el ordenador de trabajo, un correo con verificación, el equipo que la empresa proporciona. De hecho, la propia ley obliga a la empresa a dotar de los medios, equipos y herramientas que exige el trabajo a distancia, así que el punto de partida es que las herramientas las pone quien manda.

2. Tu casa no es el centro de trabajo

Este es el límite más físico de todos, y se cuenta poquísimo.

La empresa tiene que evaluar los riesgos de tu puesto también cuando trabajas en casa. Pero la ley acota hasta dónde llega esa evaluación: únicamente debe alcanzar a la zona habilitada para la prestación de servicios, no extendiéndose al resto de zonas de la vivienda o del lugar elegido. Tu mesa de trabajo, sí. El resto de tu casa, no.

Y si para hacerla hiciera falta ir físicamente, hay que emitir un informe escrito que lo justifique y, sobre todo: la referida visita requerirá, en cualquier caso, el permiso de la persona trabajadora, de tratarse de su domicilio.

Fíjate en el «en cualquier caso», que no admite matices. Y en lo que la ley hace a continuación, que es la prueba de que va en serio: en lugar de prever un castigo por negarse, describe cómo se hace la evaluación cuando no das el permiso — con la información que tú facilites siguiendo las instrucciones del servicio de prevención. La negativa no es un incumplimiento: es una de las dos vías previstas.

3. El control automático tiene tres filtros

Cuando el control se hace con dispositivos automáticos —y un sistema de fichaje lo es—, la utilización de los medios telemáticos y el control de la prestación laboral mediante dispositivos automáticos garantizará adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos, de acuerdo con los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad de los medios utilizados.

En cristiano, y son tres preguntas que puedes hacerle a cualquier herramienta:

• Idoneidad: ¿esto sirve de verdad para lo que dice servir?
• Necesidad: ¿no hay una forma menos invasiva de conseguir lo mismo?
• Proporcionalidad: ¿lo que gano compensa lo que invado?

Un registro que anota que empezaste a las 8:15 y paraste a las 9:30 pasa las tres sin despeinarse: es el mínimo imprescindible para cumplir una obligación legal. Una herramienta que hace capturas de tu pantalla cada cinco minutos, cuenta tus pulsaciones de teclado o enciende la cámara, no — y no porque lo digamos nosotros, sino porque falla la segunda pregunta: para saber cuándo trabajas no hace falta saber qué escribes.

Es el mismo razonamiento que hay detrás del fichaje con huella, que contamos en ¿puedes obligar a tus empleados a fichar con la huella?: el dato mínimo que resuelve el problema es el que aguanta.

Hay además un detalle de procedimiento que casi nunca se cumple: los criterios de utilización de los dispositivos digitales debe elaborarlos la empresa con participación de la representación legal de la plantilla. No es un documento que se redacte solo en dirección.

4. La desconexión digital es un documento, no una intención

El artículo 18 reconoce el derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo, y el deber de garantizarla implica limitar el uso de los medios tecnológicos de la empresa durante los periodos de descanso.

Pero lo interesante es el apartado 2, que impone algo concreto y comprobable: la empresa debe elaborar una política interna, previa audiencia de la representación legal, que defina cómo se ejerce ese derecho — y que alcanza también a quienes ocupan puestos directivos.

O sea: la desconexión no se cumple diciendo «aquí nadie manda correos por la noche». Se cumple con un papel escrito, oída la representación de la plantilla. Si tu empresa no lo tiene, ese es un hueco real y barato de tapar.

Y engancha con el registro de una forma que conviene ver: si el registro dice que alguien cierra a las 17:20 y su rastro de mensajes dice que sigue a las 23:00 todos los días, tienes las dos cosas a la vez — un registro que no refleja fielmente la jornada y una política de desconexión que no se está cumpliendo. El registro fiel es, casi sin querer, el primer detector de que la desconexión es de mentira.

Qué mirar en tu sistema si tu equipo teletrabaja

Cinco preguntas concretas, con lo que responde un sistema que aguanta:

Pregunta	Lo que hay que poder contestar
¿Se puede fichar sin instalar nada en el móvil personal?	Sí — navegador, equipo de empresa o credencial
¿Admite varios tramos el mismo día?	Sí, sin obligar a inventar una jornada continua
¿Distingue trabajo de pausa?	Sí, y el total refleja la diferencia
¿Puede la persona ver y corregir lo suyo?	Sí, dejando rastro de la corrección
¿Registra jornada o vigila actividad?	Jornada. Si captura pantallas o pulsaciones, es otra cosa

Las tres primeras son de cumplimiento: sin ellas el registro no es fiel y no cumples. Las dos últimas son de límite: pasarse tampoco sale gratis.

Y una advertencia sobre el sospechoso habitual: el Excel que se rellena el viernes de memoria es, en teletrabajo, todavía peor que en la oficina — porque «fielmente» es la palabra exacta que usa la ley y ese archivo no la puede pronunciar. Lo desarrollamos en la plantilla de registro horario en Excel.

Lo que hay que llevarse

Dos frases, una para cada frontera.

Trabajar desde casa no te saca del registro, aunque sea un día suelto y aunque la ley del teletrabajo no te alcance: eso lo decide el artículo 34.9, que no pregunta desde dónde trabajas.

Y registrar no da derecho a vigilar. El registro apunta cuándo empieza y acaba tu jornada. Lo que hagas dentro de ella no es materia del registro, y la ley se tomó la molestia de escribir que en tu móvil no te pueden obligar a instalar nada.

Quien confunde las dos cosas suele acabar en el peor sitio posible: con un control que molesta a todo el mundo y con un registro que, cuando alguien lo mire, no reflejará fielmente nada.

Y si lo estás leyendo desde el otro lado —porque eres quien tiene que montar esto para un equipo—, la buena noticia es que las dos fronteras empujan en la misma dirección. El sistema que cumple es el que registra la jornada de todos sin depender de que nadie ceda su móvil, y el que se queda ahí: en la jornada. Cuanto menos invade, menos hay que justificar, y más fácil es que la gente lo use bien — que al final es de lo que depende que el registro sea fiel.

Preguntas frecuentes

¿Hay que fichar si se teletrabaja solo un día a la semana?

Sí. La obligación de registrar la jornada sale del artículo 34.9 del Estatuto, que no distingue desde dónde se trabaja. Lo que sí depende del volumen es la Ley de trabajo a distancia: solo se aplica al teletrabajo regular, definido como un mínimo del 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses. Por debajo de ese umbral no hay obligación de acuerdo escrito ni de compensar gastos, pero el registro se sigue debiendo igual.

¿Puede mi empresa obligarme a instalar la app de fichaje en mi móvil personal?

No. El artículo 17.2 de la Ley 10/2021 dice expresamente que la empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de esos dispositivos para el trabajo a distancia. Puede ofrecerlo como una opción cómoda, pero tiene que existir otra vía — y las herramientas necesarias para trabajar las pone la empresa.

Si tengo horario flexible, ¿tengo que fichar igual?

Sí, y la ley lo dice en la misma frase: el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral «sin perjuicio de la flexibilidad horaria». La flexibilidad decide cuándo trabajas; el registro solo anota cuándo lo hiciste. Lo que sí exige un horario flexible es un sistema que admita varios tramos el mismo día sin obligar a redondear.

¿Puede la empresa entrar en mi casa para evaluar los riesgos del puesto?

Solo con tu permiso. La evaluación de riesgos alcanza únicamente a la zona habilitada para trabajar, no al resto de la vivienda, y si hiciera falta una visita presencial hay que emitir un informe escrito que la justifique. El artículo 16.2 de la Ley 10/2021 dice que esa visita requerirá «en cualquier caso» el permiso de la persona trabajadora cuando se trate de su domicilio. Si no lo das, la ley no prevé ninguna consecuencia: describe la alternativa, que es hacer la evaluación con la información que tú facilites siguiendo las instrucciones del servicio de prevención.

¿Puede la empresa hacer capturas de pantalla o medir mi actividad en teletrabajo?

La empresa puede adoptar medidas de vigilancia y control, incluidos medios telemáticos, pero guardando la consideración debida a la dignidad de la persona y sometidas a los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Para cumplir la obligación de registro basta con saber cuándo empieza y acaba la jornada, así que las herramientas que capturan pantallas o cuentan pulsaciones son otra cosa distinta, con otro listón que superar y no justificable por el deber de registrar.

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En iKontrolo se ficha desde donde se trabaje y sin obligar a nadie a instalar nada en su móvil: desde el navegador con PIN personal, desde el equipo de la empresa o con credencial por correo. Admite varios tramos el mismo día —esa mañana partida por el colegio se registra tal como fue—, separa pausa de trabajo, y cada persona ve lo suyo y puede pedir una corrección que deja rastro. Lo que no hace, y no vamos a hacer, es mirarte la pantalla. Míralo funcionando.

Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Las obligaciones concretas en materia de trabajo a distancia dependen del convenio aplicable y del acuerdo firmado en cada caso. Ante una duda específica, consulta con tu asesoría laboral.