El trabajador se olvida de fichar (o se niega): qué puedes hacer
El registro es obligación de la empresa aunque el trabajador no fiche. Cómo corregir un olvido, qué hacer ante una negativa y por qué despedir sin avisar antes sale caro.
Dos sentencias, el mismo hecho, resultados opuestos.
En Cataluña, un oficial pintor con casi veintitrés años de antigüedad estuvo siete jornadas seguidas sin fichar. La empresa lo despidió. El Tribunal Superior de Justicia declaró el despido improcedente: readmisión o 42.671,66 euros.
En Galicia, un podólogo dejó de fichar durante once días de trabajo. La empresa lo despidió. El Tribunal Superior de Justicia confirmó el despido.
La diferencia no está en lo que hizo el trabajador. Está en lo que la empresa había hecho antes.
Primero, de quién es la obligación
El Estatuto no empieza por el trabajador. Empieza por la empresa:
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.«Garantizará». Quien responde de que el registro exista es la empresa. Por eso «es que no fichó» no sirve de explicación ante una inspección: el hueco en el registro es un problema tuyo antes que suyo.
Eso no convierte el fichaje en voluntario. Los tribunales dan por hecho que el trabajador tiene el deber de fichar, precisamente porque ese artículo existe, y desobedecer tiene consecuencias. Pero conviene tener claro el orden: primero se arregla el registro, después se gestiona la conducta.
El olvido: se corrige, y se nota que se ha corregido
La gente se olvida. Sale con prisa, se le acaba la batería, ficha la entrada y no la salida. Tratar eso como una falta disciplinaria es desproporcionado y, además, no resuelve el hueco.
Lo que resuelve el hueco es corregirlo bien:
- La corrección la pide quien conoce el dato. Normalmente, el propio trabajador: «salí a las 18:10 y no fiché».
- Alguien distinto la valida. Un responsable que pueda confirmar que es razonable.
- Queda rastro de todo. Qué había antes, qué hay ahora, quién lo pidió, quién lo aprobó y por qué.
El tercer punto es el que separa una corrección de una manipulación. Lo explicamos en qué significa que un registro sea «inalterable».
Lo que no conviene hacer es dejar que el sistema cierre la jornada por su cuenta cuando alguien se olvida. Una salida puesta automáticamente no registra lo que pasó, sino lo que se supone que pasó. Lo desarrollamos en ¿es legal que un software fiche la salida automáticamente?.
La negativa: lo que separa las dos sentencias
Cuando el olvido se repite, o cuando alguien directamente no quiere fichar, entra el régimen disciplinario. Y aquí manda el convenio:
Los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable.No hay una regla general del tipo «no fichar es falta grave». Hay que abrir el convenio y ver dónde encaja.
El despido que salió mal
La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña de 14 de mayo de 2026 (n.º 2827/2026, recurso 6548/2025) no fue blanda con el trabajador. Dice que su conducta es un incumplimiento grave, porque impide a la empresa conocer el horario y la puntualidad, y porque puede provocar responsabilidad empresarial por infracciones en esta materia. Y añade que, al repetirse varios días, no es un simple descuido, sino que hay voluntariedad.
Aun así, el despido cayó. La razón:
para constituir un quebranto manifiesto de la buena fe sería indispensable que la empresa, previamente, le hubiera al menos advertido de esta obligación a su cargo; y, sin declararse probadas estas advertencias concretas, es desproporcionado apreciar la falta muy grave y la sanción por despido.
La empresa sostenía que le había avisado «en reiteradas ocasiones». Lo dijeron dos testigos. Pero no quedó declarado como hecho probado, y sin eso no bastó.
Un contexto que importa: el trabajador volvía de más de un año de baja seguido de un mes de vacaciones. Los siete días sin fichar fueron los primeros siete días de su vuelta.
El despido que salió bien
La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia de 17 de junio de 2024 (n.º 2934/2024, recurso 1934/2024) confirma un despido por lo mismo. Pero esta es la cronología que recoge como probada:
| Fecha | Qué hizo la empresa |
|---|---|
| 2020 | Requiere al trabajador, de palabra y por mensajería, que registre su horario |
| 8 de febrero de 2021 | Carta de advertencia por escrito |
| 21 de junio de 2022 | Sanción de quince días de suspensión de empleo y sueldo, después confirmada por un juzgado |
| 5 de septiembre de 2023 | Segunda sanción de quince días, por no fichar correctamente en agosto |
| 19 de septiembre de 2023 | Despido, tras once días de septiembre sin un solo fichaje |
Con ese recorrido, el tribunal aplica el convenio de la empresa, que califica como muy grave la reincidencia en falta grave dentro de un plazo de dos meses, y da el despido por justificado.
Lo que enseñan las dos juntas
- Avisa, y que conste. Una advertencia que no puedes probar es una advertencia que no existe. Por escrito, con fecha.
- Gradúa. Advertencia, sanción menor, sanción mayor, y solo al final el despido. El Estatuto reserva el despido para un incumplimiento grave y culpable del trabajador, y los tribunales miden esa gravedad contra todo lo anterior.
- Sanciona como dice el convenio. Las faltas graves y muy graves exigen comunicación escrita con la fecha y los hechos.
- No toques el sueldo como castigo. El Estatuto lo prohíbe expresamente: No se podrán imponer sanciones que consistan en la reducción de la duración de las vacaciones u otra minoración de los derechos al descanso del trabajador o multa de haber.
Dos cautelas, para no vender esto como regla cerrada. Son sentencias de tribunales superiores de justicia, no del Supremo, y resuelven sobre convenios distintos. Y la de Cataluña no era firme cuando se dictó: admitía recurso de casación para unificación de doctrina. Lo que muestran es cómo pesan las circunstancias, no una fórmula.
Olvidar no es falsear
Todo lo anterior va de no fichar. Fichar lo que no es —marcar por un compañero, apuntar una hora que no fue— es otra cosa. Ahí ya no se discute la desobediencia, sino la transgresión de la buena fe contractual, así como el abuso de confianza en el desempeño del trabajo, que es una causa de despido distinta y bastante más difícil de defender para el trabajador.
Merece la pena que la plantilla conozca la diferencia. Un olvido se corrige en dos minutos. Un fichaje falso no tiene corrección.
Cómo lo resuelve iKontrolo, y qué no resuelve
Para que el olvido no llegue a ser un problema:
- Recordatorios. Se pueden activar avisos para la entrada y para la salida.
- Avisos de anomalías. Si queda una jornada sin cerrar, lo ve la propia persona y lo ven los administradores.
- Corrección con rastro. El trabajador pide la corrección, un supervisor la aprueba y queda constancia siempre.
- Alta por el administrador. Si hace falta, un administrador puede añadir el registro que falta, y queda auditado quién lo hizo y por qué.
Lo que el software no hace: avisar por escrito a quien se niega, decidir qué falta es según tu convenio, ni sancionar. Te da el dato de cuántas veces ha pasado y desde cuándo. La carta de advertencia la tienes que escribir tú.
Lo que hay que llevarse
- El registro lo garantiza la empresa. Que alguien no fiche no te exime.
- El olvido se corrige con rastro, no con un cierre automático.
- Ante la negativa: aviso escrito, convenio, graduación. En ese orden.
- Sin advertencia previa probada, un despido por no fichar es una apuesta cara.
- Falsear un fichaje es otra liga, y conviene que todo el mundo lo sepa.
Si quieres comprobar cómo está tu registro antes de que alguien te lo pida, tienes las diez preguntas de una inspección.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículos 34.9, 54 y 58 (BOE-A-2015-11430).
- Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, Sala de lo Social, sentencia n.º 2827/2026, de 14 de mayo (rec. 6548/2025), ECLI:ES:TSJCAT:2026:3824.
- Tribunal Superior de Justicia de Galicia, Sala de lo Social, sentencia n.º 2934/2024, de 17 de junio (rec. 1934/2024), ECLI:ES:TSJGAL:2024:4392.
